Reuniões

Reuniões são realizadas diariamente e muitas vezes até mais do que 1 vez por dia em todos os tipos de organizações.

Essas reuniões podem ser presenciais (em locais pré-determinados) ou virtuais (realizadas com o uso de ferramentas da Tecnologia de Informação e Comunicação).

As reuniões são realizadas por vários motivos e finalidades e quem as organizam esperam que seus participantes entendam os motivos pelos quais foram convidados para dela participar e os objetivos de sua participação.

As reuniões precisam ser organizadas com certo tempo de antecedência para que os participantes tenham tempo de se prepararem para ela e dessa forma oferecerem suas sugestões e soluções sobre o tema que contribuirão para o atingimento do propósito de sua realização.

Os tipos de reuniões que encontramos frequentemente nas organizações possuem as seguintes finalidades:

Reunião para a tomada de decisões

É uma reunião realizada por pessoas que detêm o poder em sua área de atuação ou na organização com o objetivo de escolher caminhos que proporcionem resultados alinhados com os objetivos e estratégias definidos.

A decisão a ser tomada com base na colaboração dos participantes, sejam eles especializados no assunto em pauta ou não, considera todas as opiniões e evita a individualidade.

Este tipo de reunião exige que os participantes tenham prévio conhecimento da pauta e se preparem previamente por meio do levantamento de dados e elaboração de sugestões que serão apresentadas a todos para apreciação.

Para que as decisões sejam tomadas com maior grau de assertividade recomenda-se que seja utilizada uma ou mais ferramentas que mostrem que as decisões que serão tomadas pelos participantes da reunião foram pensadas e analisadas.

As ferramentas que podem ser utilizadas para atender a esta necessidade são: Pesquisas, Análise SWOT, Princípio de Pareto, Gráficos, Diagramas, Fluxogramas, FCA, Matriz GUT, Matriz de Eisenhower, Matriz de decisão, Diagrama de árvore, Business Intelligence, Ferramentas Aditi: Qlik Sense.

Reunião para mudança, criação ou estabelecimento de novas diretrizes

As diretrizes que orientam uma organização são baseadas em sua Missão, Visão e Valores.

As normas de procedimentos estabelecidas podem ser gerais ou serem estabelecidas para cada situação ou tipo de negócio. Em uma organização existe uma norma geral e as suas áreas, de acordo com o processo de negócios que realiza, estabelece um conjunto de diretrizes, baseadas nas diretrizes gerais, com a finalidade de afinar seu modelo de gestão.

Ao realizar uma mudança em alguma diretriz ou a criação ou implantação de novas diretrizes é preciso ter em mente que o objetivo maior é resolver algum tipo de problema.

As mesmas ferramentas utilizadas em uma reunião para tomada de decisão podem ser utilizadas.

Reunião para informação ou resultados

Este tipo de reunião é organizada com a finalidade de comunicar a um grupo de pessoas as decisões tomadas, os resultados obtidos e como isso afeta a empresa e seus colaboradores. Não existem discussões, pois quem a organiza, tem prévio conhecimento do que foi resolvido e a mensagem chega claramente aos participantes.

Este tipo de reunião pode ser realizada presencialmente ou virtualmente com o uso das ferramentas de TI disponíveis na organização. Em geral são realizadas em períodos em que os resultados precisam ser publicados aos stakeholders e ao mercado.

Reunião de feedback ou follow-up

Reunião realizada periodicamente entre gestores e colaboradores com a finalidade de informar ao subordinado o seu desempenho, atuação e para pontuar seu desenvolvimento e estabelecer metas pessoais de desenvolvimento.

Este tipo de reunião, se não for conduzida adequadamente, pode gerar tensões entre os participantes e para que isso não ocorra é preciso que haja uma preparação prévia e conhecimento dos critérios que serão adotados por quem vai fornecer o feedback e o preparo para receber críticas e sugestões.

Este tipo de reunião, quando realizada para follow-up de algum processo ou projeto, somente se diferencia da reunião de feedback pelo fato de dela participarem um número maior de pessoas.

Reunião de brainstorming

Reuniões brainstorming são recorrentes em todas as organizações com a finalidade de buscar nas pessoas que dela participam, ideias e sugestões para melhorias em processos, procedimentos e inovações para a organização.

A técnica de brainstorming foi criada pelo publicitário Alex Osborn no final da década de 1940 a partir da máxima “duas ou mais pessoas pensam melhor do que uma individualmente”.

A técnica evoluiu bastante na sua forma de aplicação e modelos, mas sempre manteve os princípios originais e isso tem permitido encontrar soluções buscadas pelas organizações.

Uma reunião de brainstorming pode ser realizada em um ambiente físico (presencial) ou virtual (com o uso de ferramentas de TI e comunicação). Em um ambiente físico é preciso adotar os procedimentos prévios de preparação já apresentados.

Reunião de treinamento

É um tipo de reunião recorrente nas organizações em diversas situações, tais como contratações de novos colaboradores, transferências, implantação novos processos, trocas de equipamentos e muitas outras situações que exigem preparação de pessoas para exercerem suas atividades.

Uma reunião de treinamento exige um planejamento prévio, aliás este tipo de reunião só acontece se existirem motivos para treinar as pessoas.

O planejamento de um treinamento é feito a partir da definição dos objetivos, público-alvo, metodologia, recursos, conteúdos, orçamento, cronograma, indicadores e facilitadores.

Muitas vezes os treinamentos ministrados formam seus participantes e os capacitam a serem replicadores de conhecimentos.

Reunião de aperfeiçoamento ou desenvolvimento de novos projetos e processos

São reuniões que exigem preparação e planejamento prévios, pois implicam em escolhas, atribuições de responsabilidades, uso de tecnologias e metodologias próprias, ambientes, tecnologia da informação e comunicação.

Quando a reunião é focada em projetos é importante contar com a presença de técnicos e especialistas em PMI (Project Management Institute) e quando a reunião possui foco em processos recomenda-se a presença de especialistas em BPMN (Business Process Modeling and Notation).

Reunião Daily Scrum ou Stand-up meeting

São reuniões realizadas diariamente nas organizações em geral no início do dia, em pé, sem a necessidade de um local específico.

A finalidade deste tipo de reunião é brevemente (cerca de uns 15 minutos) repassar as ocorrências do dia anterior, as prioridades do dia e possíveis obstáculos a serem superados.

O planejamento de reuniões

Reuniões realizadas com essas finalidades são convocadas por meio de comunicação direta aos participantes, por telefone, e-mail, aplicativo de mensagens e outros meios, sendo que existe neste processo certa informalidade e a definição de horário, local ou meio eletrônico é feita de acordo com o acordado entre os participantes.

Quando as reuniões envolvem um número maior de participantes, alguns inclusive que não fazem parte da equipe e muitas vezes nem mesmo a empresa, o agendamento precisa ser feito com antecedência, pois nem todo mundo está disponível o tempo todo para ser chamado a participar de uma reunião sem prévio conhecimento de sua realização.

Para agendar esse tipo de reunião é preciso existir um propósito (objetivo) para sua realização e a partir dele são identificados os elementos que dela participarão.

A preparação prévia de uma reunião presencial exige:

Identificar o propósito;
Elaborar uma pauta (encaminhada previamente aos participantes) alinhada com o propósito;
Verificar a necessidade dos participantes realizarem a pré-leitura de documentos, manuais ou estudarem previamente sobre o propósito.
Identificar as pessoas que serão convocadas;
Identificar o local onde a reunião será realizada (que comporte o numero de participantes);
Estabelecer o dia, horário de início e duração da reunião;
Providenciar a limpeza e organização, materiais necessários para apresentações (Quadro Branco, canetas, post it, projetor multimídia, microfones, caixas de som, etc.).
Providenciar o coffe break (água, café, suco, bolachas).
Nomear um responsável pela elaboração da ata da reunião, fotografias, filmagens, etc.

A preparação prévia de uma reunião virtual exige:

Identificar o propósito;
Elaborar uma pauta (encaminhada previamente aos participantes) alinhada com o propósito;
Verificar a necessidade dos participantes realizarem a pré-leitura de documentos, manuais ou estudarem previamente sobre o propósito.
Identificar as pessoas que serão convocadas;
Identificar a tecnologia disponível e necessária para realizar a reunião;
Estabelecer o dia, horário de início e duração da reunião;

A convocação ou convite para participar da reunião, seja ela presencial ou virtual, pode ser feita com o uso das ferramentas de TIC disponíveis e utilizadas na empresa ou por documento físico endereçado ao participante.

A comunicação deve conter:

Informações sobre o propósito e objetivo da reunião;
O local, a data, o horário de início e duração da reunião;
A pauta da reunião;
Se necessário, a solicitação de pré-leitura de documentos, manuais ou estudarem previamente sobre o propósito.
Em sendo a reunião realizada virtualmente, o link de acesso deve ser enviado.

A Reunião deve ser realizada no dia e horário agendado e o condutor ou facilitador, precisa adotar os seguintes procedimentos;

Abrir a reunião e anunciar seu propósito e objetivo;
Fazer a leitura da pauta;
Discorrer sobre o tema a ser tratado, enfatizando os pontos imprtantes;
Solicitar aos participantes contribuições sobre o tema;
Nas reuniões presenciais, verificar com o responsável pelos registros se tudo que foi discutido, sugerido e decidido foi registrado;
Encerrar a reunião no horário determinado, com um resumo de tudo que foi discutido, acordado e decidido;

A ata de reunião

É um documento que serve como registro do que aconteceu em uma reunião e pode ser elaborado a partir da realização da pauta.

A ata deve refletir o que foi dito, discutido e acordado pelos participantes da reunião, inclusive as opiniões divergentes e concordantes. É um relatório formal da reunião que transforma ideias em informações.

Em uma ata de reunião não devem ser expressadas opiniões pessoais de quem a está elaborando e nem informações desnecessárias, tais como assuntos que não pertencem a pauta. Também não é aceitável que a ata exponha os participantes.

A ata precisa incluir os detalhes pertinentes a votos favoráveis às propostas e contrários às propostas com as justificativas explanadas se for solicitado, caso contrário, apenas o resultado deve ser informado. Os documentos apresentados podem ser citados, mas não devem ser resumidos ou sumarizados em ata.

A indicação da pessoa que irá elaborar sua ata acontece durante seu planejamento, caso isso não seja feito é preciso escolher entre os participantes quem assumirá esta responsabilidade.

Para referenciar este artigo: Rojas, Pablo. Reuniões. Disponível em: https://pablorojas401.wordpress.com/2023/01/11/reunioes/(abrir em uma nova aba)